Ablauf zur Beantragung und Abrechnung des Sonderurlaubs

Ein Antrag auf Sonderurlaub kann für die ehrenamtliche Mitarbeit in einer Ferienmaßnahme (z.B. SOLA, Movecamp, Freizeit, etc.) gestellt werden. Den genauen Gesetzestext findest du hier. Die Grundlage der Berechtigung für Sonderurlaub ist die staatliche Anerkennung: Forum Wiedenest e.V. ist laut Schreiben vom 7.11.94 anerkannt gem. §75 KJHG als Träger der freien Jugendhilfe.

Schritt 1: Anmeldung

Melde dich zunächst als Mitarbeiter zu einer der oben genannten Maßnahmen oder Veranstaltungen an.

Schritt 2: Genehmigung des Sonderurlaubs durch den Arbeitgeber

• Lass dir den Sonderurlaub vom Arbeitgeber genehmigen – dies kann zunächst auch mündlich erfolgen.
• Danach fülle das Onlineformular zur Beantragung des Sonderurlaubs auf der Website von Forum Wiedenest aus (das Antragsformular steht von Anfang Februar bis zum 1. Juni zur Verfügung):

Sonderurlaub beantragen

Im Formular werden folgende Informationen abgefragt:

• Persönliche Daten (einschließlich Bankverbindung)
• Angaben zum Arbeitgeber
• Die Maßnahme/Veranstaltung, für die der Sonderurlaub beantragt wird
• Der Sonderurlaubszeitraum (max. 8 Tage pro Kalenderjahr für alle Ehrenamtstätigkeiten)
• Der voraussichtliche Bruttoverdienstausfall während des beantragten Zeitraums

Hinweis: Bitte beachte spezielle Regelungen für Mitarbeiter im öffentlichen Dienst oder Geschäftsführer!

Schritt 3: Antragstellung beim LVR

• Forum Wiedenest reicht auf Grundlage deiner Angaben den gebündelten Sonderurlaubsantrag für alle Mitarbeiter einer Maßnahme oder Veranstaltung beim LVR Köln ein.

Wichtig: Für den Antrag gelten feste Fristen! Die Einhaltung dieser Termine ist notwendig, um die Erstattung durch den LVR nicht zu gefährden.

Schritt 4: Nachweis nach der Maßnahme

• Nach Abschluss der Maßnahme oder Veranstaltung erhältst du von uns die ANLAGE 6a als Nachweis deiner ehrenamtlichen Tätigkeit.
• Diese Anlage muss dein Arbeitgeber mit dem tatsächlichen Lohnausfall ausfüllen und per E-Mail an uns zurücksenden.

Hinweis: Auch hier gilt eine Abgabefrist, die zwingend einzuhalten ist, um die Erstattung sicherzustellen.

Schritt 5: Einreichung beim LVR

Nach Erhalt der ausgefüllten ANLAGE 6a reicht Forum Wiedenest den Verwendungsnachweis über den Sonderurlaub gesammelt für alle Mitarbeiter der Maßnahme beim LVR Köln ein.

Schritt 6: Auszahlung der Erstattung

• Nach Prüfung durch den LVR und einem positiven Bescheid werden die Gelder an Forum Wiedenest ausgezahlt.
• Anschließend leiten wir die Erstattung an den jeweiligen ehrenamtlichen Mitarbeiter weiter. (Die dafür benötigte Bankverbindung wird bereits im ersten Antragsformular abgefragt.)

Hinweis: Eine Erstattung kann nicht garantiert werden – wir geben jedoch unser Bestes, sie zu ermöglichen.